ppor. Piotr Bruder - IV Konferencja archiwistów sprawiedliwości we Wrocławiu

IV Konferencja archiwistów sprawiedliwości we Wrocławiu.

        W dniach 03.09. do 06.09.2008r. odbyła się w Klubie Śląskiego Okręgu Wojskowego we Wrocławiu pod honorowym patronatem Prezydenta Miasta Wrocławia Pana Rafała Dutkiewicza IV Ogólnopolska Konferencja Szkoleniowa Stowarzyszenia Archiwistów Instytucji Wymiaru Sprawiedliwości (SAWS) pod hasłem "Problematyka zabezpieczania i udostępniania dokumentów w archiwum". Była to jak zwykle perfekcyjnie przygotowana i przeprowadzona impreza. Profesjonalizm prowadzących wykłady był na najwyższym poziomie. Prelegentami byli pracownicy naukowi uniwersytetów oraz przedstawiciele z Ministerstwa Sprawiedliwości, PAN-u i Archiwów Państwowych. W konferencji wzięło udział 130 archiwistów wymiaru sprawiedliwości z całej Polski. Reprezentowali Sądy i Prokuratury Rejonowe, Okręgowe, Apelacyjne. i inne archiwa ministerialne. Obok tak licznej grupy sądowo-prokuratorskiej była też grupa archiwistów z jednostek więziennych z ZK Rawicz, ZK Stargard Szcz., AŚ Szczecin, ODK Turawa i COSSW Kalisz. Była to grupa bardzo mała i ginąca w całej tej masie archiwistów sądowo-prokuratorskich. 5 uczestników ze Służby Więziennej na 130 uczestników??? To mówiąc bardzo oględnie…. porażka.
        Po oficjalnych wystąpieniach przedstawiciela Ministra Sprawiedliwości, Prezydenta Wrocławia, Prezesów Sądów Okręgowych i Apelacyjnych nastąpiła część szkoleniowa konferencji.

        A oto niektóre tematy szkolenia:

1. "Informacja nt. stanu archiwów w resorcie" – Przedstawiciel Ministra Sprawiedliwości.
   O dziwo jako pracownik SW wiem jaki jest stan archiwów w prokuraturach i sądach i nawet w ministerstwie, a nie wiem jak jest w SW!!! Nikt tego nie przedstawił. I zadam od razu pytanie. Czy SW istnieje w strukturach ministerstwa czy nie? Bo odniosłem wrażenie i tak też mi powiedziano, że niby jesteśmy w resorcie, ale tak naprawdę stanowimy całkowicie inną formację z którą nie wiadomo co począć.
2. "Prawna ochrona dokumentu" – Prokurator Prokuratury Krajowej Stanisław Momot.
3. "Omówienie normy ISO dotyczącej lokalu archiwum" – tak na marginesie żadne archiwum SW nie spełnia tej normy.
4. "Tajemnica w resorcie sprawiedliwości – ochrona danych w archiwum" – Biuro Ochrony Informacji Niejawnych i Spraw Obronnych w MS - Ryszard Radoliński.
5. "Archiwizacja dokumentu elektronicznego, problematyka prawna".
6. "Zabezpieczenie i udostępnienie dokumentu niejawnego w postaci elektronicznej".
7. "Gdy system teleinformatyczny zastąpi teczki z aktami – paczka archiwalna z dokumentami elektronicznymi".
8. "Archiwizacja i konserwacja elektronicznych nośników danych".<
9. "Wielopostaciowa forma dokumentu – załączniki elektroniczne, audio, video".
10. "Zasady udostępniania dokumentów w IPN".
11. "Zabezpieczenie akt w archiwach zakładowych MS".
12. "Organizacja pracy archiwum wielozakładowego – zbiorczego".
13. "Zasady funkcjonowania Trybunału Stanu". Sędzia Trybunału Stanu Lech Adamczyk.

1. Z przykrością stwierdziliśmy, że na tak ważnej konferencji znowu nie było, żadnego przedstawiciela CZSW ani przedstawicieli Okręgowych Inspektoratów SW odpowiedzialnych za archiwa. Mamy prawie 160 jednostek więziennych + osoby odpowiedzialne. Czyli gdzieś około 200 osób zajmuje się archiwami. Liczba 5-ciu uczestników poraża…. Chyba, że idziemy na jakoś, a nie na ilość.
2. Poruszono kwestie przynależności archiwisty. Według nas archiwista ze swoim archiwum powinien podlegać bezpośrednio pod dyrektora jednostki. Bo tak stanowią przepisy. W jednostkach archiwiści podlegają pod kierownika działu ewidencji, organizacyjno-prawnego, ochrony, kadr. I tak można wymieniać dalej. Całkowity brak spójności archiwalnej. Inną kwestią jest fakt (który poruszałem w swoich artykułach prasowych), że archiwista wykonuję prace na 2, 3 etatach, a archiwum jest kolejnym dodatkiem. Naszym zdaniem (SAWS) duże archiwa zakładowe np. Rawicz, Wronki, Wrocław, Archiwa Okręgowe itd., gdzie znajduje się duży zasób materiałów (oczywiście jak na SW) powinny być obsadzone przez archiwistę, który zajmuje się tylko i wyłącznie archiwum.
3. Kolejną sprawą poruszaną jest sprawa lokali archiwum. Rozsypane po całej jednostce. W kilku miejscach w jednym zakładzie. Często bez komputerów i programów komputerowych. Ciemne, ciasne, permanentny brak miejsca, nie wspominając już o rozdziale miejsca magazynowego od biurowego. Szafy kompaktowe, przesuwne, nowoczesne kartony, pudła czy teczki to rarytas, o których dowiadujemy się na takich konferencjach. Nowinki techniki (osuszacze, nawilżacze, odpylacze) to fantastyka dla SW.
4. Szkolenia zawodowe, doskonalenie zawodowe. No tu to Służba jest w lesie. Wystarczy dodać, że część z nas przyjechała na konferencje i na wcześniejsze spotkania również za własne pieniądze!!! A przecież udział w konferencji czy zjeździe jest również formą szkolenia, doskonalenia zawodowego. Niepowtarzalna wręcz możliwość wysłuchania "zawodowców" z fantastycznymi wykładami. Nie dosyć, że płacimy za to z własnej kieszeni to i tak później nas nikt nie słucha i patrzy na nas jak na "intruzów". Nie istnieje archiwalny przepływ informacji między dołem archiwalnym (zakładowe archiwa), a górą. Dowiadujemy się często, że ktoś pracuje i jest odpowiedzialny za archiwa prawie wyłącznie podczas kontroli czy szybkiej odpowiedzi na jakieś pismo. No ale i tam na górze archiwum jest dodatkiem do innej ważnej funkcji. No i kółko się zamyka. Rozumiemy, że w SW archiwa to sam dół w ustawianiu ważności i priorytetów w Służbie, ale bez przesady…
5. Na zakończenie rozmawialiśmy o nowym Rzeczowym Wykazie Akt (RWA) i instrukcji archiwalnej. Nie wiemy czy trwają pracę nad nowym RWA. Ponieważ stary ma dużo braków w nadawaniu nowych nr. Szczególnie widać to w oznaczaniu dokumentów ochronnych i obronnych (instrukcje, aneksy, plany itp. "ochraniarze" wiedzą o co chodzi). Wchodzą do Służby dotowane programy europejskie i nie wiadomo jak gromadzić dokumentacje funduszy i jak ją oznaczać i ile przechowywać!!!! A przecież u nas większość dokumentów finansowych to kat. B-5, a wiadomo, że dokumentacja "funduszy europejskich" ma być dłużej przechowywana. Nikt się nie konsultuje z archiwistami i ludźmi z jednostek. A przecież to doły w jednostkach wiedzą co dodać, a co wyrzucić z RWA. Z czego można zrezygnować, a co rozbudować. Żeby znowu przy wydaniu nowego RWA nie było braków….

        I na zakończenie. Ważna sprawa. My nie lamentujemy. My chcemy pomóc i coś zrobić, by nasze archiwa zakładowe nie odstawały od innych archiwów sprawiedliwości. Bo na razie odstają. I jak to kiedyś napisałem w art. prasowym… "jesteśmy w średniowieczu…". Obym się mylił….

ppor. Piotr Bruder
Archiwista
ZK Rawicz